【特定技能1号】定期面談とは？3か月に1回の実施ルール・確認事項・オンライン面談の注意点を解説！
特定技能1号の外国人を受け入れている企業や登録支援機関の担当者の皆さま、定期面談を適切に実施できていますか？
特定技能1号では、外国人が安心して働ける環境を確保するため、定期的な面談が必要です。
しかし、面談は単に外国人と話をすればよいというものではありません。実施頻度や確認事項に加え、オンライン面談のルールや記録の保管についても理解しておく必要があります。
今回は、特定技能1号の定期面談について、実務上の注意点をわかりやすく解説します。
特定技能1号の「定期面談」とは？
定期面談とは、特定技能外国人が適切な労働環境で働いているか、必要な支援を受けられているかなどを確認するための面談です。
特定技能1号では、3か月に1回以上、定期面談を実施する必要があります。
また、外国人本人だけでなく、その外国人を監督する立場にある人に対しても面談を行います。
定期面談の主な目的は、次のとおりです。
① 雇用契約に沿った業務や待遇が確保されているか確認する
② ハラスメントや不当な扱いなどの問題がないか確認する
③ 外国人が抱えている悩みや生活上の問題を把握する
④ 問題があれば、必要な対応や支援につなげる
定期面談は、実施すること自体が目的ではありません。外国人が安心して働き続けられる環境を整えるための重要な機会です。
定期面談を忘れるとどうなる？「定期届出」との関係
定期面談で特に注意したいのが、定期届出との関係です。
定期届出とは、特定技能外国人を受け入れている企業（特定技能所属機関）が、受入れ・活動状況や支援の実施状況などを1年に1回出入国在留管理庁へ届け出る手続きです。
届出期間：前年4月1日から当年3月31日までの状況について、当年4月1日から5月31日の間に行う
定期届出では、特定技能外国人の受入れ・活動状況や支援の実施状況などを報告します。
そのため、定期面談を実施した場合は、外国人本人用と監督者用の定期面談報告書を作成し、適切に保存する必要があります。
また、面談で問題が判明した場合には、その内容に応じて関係行政機関への通報や、必要な届出等を行わなければならないことがあります。
「面談を実施したから大丈夫」ではなく、面談内容の記録や、問題があった場合の対応まで適切に管理しましょう。
入管から定期面談の実施状況を確認されることも！
定期面談は、実施して終わりではありません。
出入国在留管理庁による確認などを通じて、受入れ企業や登録支援機関の支援実施状況について、照会や確認が行われる場合があります。
その際、面談を適切に実施していなかったり、記録を保管していなかったりすると、支援状況を十分に説明できないおそれがあります。
面談の実施日や確認内容、問題があった場合の対応状況を記録し、いつでも説明できるよう適切に管理しておきましょう。
定期面談では何を確認すればいい？
定期面談では、主に次の5つの観点から確認を行います。
業務内容
・雇用契約と異なる業務に従事していないか
・他の事業主の下で働いていないか
・安全衛生に配慮して業務を行っているか
給与・労働条件・待遇
・雇用契約に基づく報酬が適切に支払われているか
・雇用契約と異なる労働時間になっていないか
・休日・休暇が適切に付与されているか
・住居が適切に確保されているか
・食費・居住費などの負担が合意した内容と一致しているか
・支援計画に沿った支援を受けているか
不当な扱いや権利侵害
・暴行・脅迫・監禁などの不法行為を受けていないか
・不当な保証金や違約金を課されていないか
・預金通帳などを不当に管理されていないか
・旅券や在留カードを本人が保管しているか
・私生活上の自由を不当に制限されていないか
生活・健康状態
・日常生活で困っていることやトラブルがないか
・健康診断が適切に実施され、健康状態が確認されているか
その他
・不法就労者が働いていないか
確認の結果、問題が判明した場合には、内容を記録し、必要な対応を行いましょう。問題を把握したまま放置しないことが大切です。
オンライン面談は可能？実施時の注意点
定期面談はオンラインで実施することも可能ですが、いくつかのルールがあります。
【オンライン面談の主なルール】
本人の同意を得る
オンライン面談を実施する場合は、面談対象者の同意が必要です。本人が同意しない場合や、対面での面談を希望する場合は、対面で実施する必要があります。
面談中に第三者が介入していないか確認する
外国人が周囲の人に影響されず、自分の意思で話せる環境を確保することが重要です。
例えば、次のような点に注意しましょう。
・面談開始前に、部屋全体を映してもらい、周囲に人がいないか確認する
・開始前にイヤホン等を装着していないこと、別のモニターやマイクがないことを確認する
・面談対象者にカメラの正面を向いて話してもらう
・毎回同じ質問を繰り返すのではなく、質問の順番や聞き方を変えて様子を確認する
オンライン面談の同意を記録・保存する
オンライン面談を実施する際は、面談対象者の同意を確認する必要があります。
また、同意を確認した書面は、帳簿書類として適切に保存しておきましょう。
不審な点があった場合には、面談後に本人へ個別に連絡し、状況を確認することも重要です。
オンライン面談を録画し、適切に保管する
オンライン面談は録画し、特定技能雇用契約の終了日から1年以上保管する必要があります。
また、地方出入国在留管理局から録画記録の閲覧を求められた場合には、これに応じなければなりません。
必要に応じて対面面談を実施する
オンライン面談の結果、業務内容・待遇・保護に関する問題が疑われる場合や、第三者による介入が疑われる場合には、改めて対面で面談を行う必要があります。
なお、信頼関係の構築のため、受入れ後初めての面談や面談担当者の変更後初めての面談は対面で行うことが望ましいとされています。
また、オンライン面談を活用する場合でも、年に1回以上の対面面談が望まれます。
定期面談の実施は誰が担当する？
定期面談は、支援責任者または支援担当者が実施する必要があります。
登録支援機関に1号特定技能外国人支援計画の全部を委託している場合は、委託先の登録支援機関が面談を実施します。一方、自社で支援を行う場合は、自社の支援責任者または支援担当者が実施します。
なお、登録支援機関に支援計画の全部を委託する場合を除き、面談そのものを第三者に委託することは認められていません。ただし、通訳人や専門家などを補助者として同席させることは可能です。
誰が面談を担当するのか、必要な支援をどのように実施するのかについて、あらかじめ整理しておきましょう。
まとめ｜定期面談は「実施・記録・対応」が重要
特定技能1号の定期面談では、3か月に1回以上の実施に加え、確認事項の把握、記録の作成、問題が発生した場合の対応まで適切に行うことが重要です。
特にオンライン面談では、本人の同意や第三者の介入防止、録画・保管など、対面面談とは異なる注意点があります。
定期面談を形式的な手続きで終わらせず、外国人が安心して働ける環境づくりと、適切な支援の実施につなげていきましょう。
定期面談や特定技能外国人の支援体制についてお困りの方は、専門家への相談もご検討ください。
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